5.7. NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

El nivel de no conformidad asignado por un auditor con arreglo a un requisito de la Norma constituye un juicio objetivo con respecto a la gravedad y el riesgo, y se basa en las pruebas recabadas y en las observaciones efectuadas durante la auditoría, todo ello verificado por la Dirección del organismo de certificación.

NO CONFORMIDADES

Existen tres niveles de no conformidad:

• Crítica: Existe un fallo critico que no permite cumplir con un aspecto de seguridad o legalidad alimentaria.
• Mayor: Existe un fallo sustancial para cumplir con los requisitos de una "declaración de intenciones" o cualquier requisito de la Norma. Y/O: Se ha identificado una situación que, según las pruebas objetivas disponibles, cuestiona seriamente la conformidad del producto.
• Menor: Cuando a pesar de que la "declaración de intenciones" no se ha cumplido en su totalidad, las pruebas objetivas señalan que no cabe ninguna duda de la conformidad del producto. Y/O: Un requisito no se ha cumplido en su totalidad, pero, basándose en pruebas objetivas, no cabe ninguna duda de la conformidad del producto.

El objetivo de la auditoría consiste en proporcionar un fiel reflejo del funcionamiento y nivel de conformidad respecto a la Norma Mundial de Seguridad Alimentaria. Por tanto, se considerará la posibilidad de abrir una única no conformidad Mayor cuando se den repetidamente una serie de no conformidades menores en relación a una cláusula concreta de la Norma. Si se produce una reiteración significativa de no conformidades menores respecto a una cláusula, no estará permitido registrarlas como una única no conformidad menor.

PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

La decisión de conceder un certificado, y el grado del mismo -A, B o C- dependerán del número de no conformidades detectadas y de su gravedad, así como del cierre de las acciones correctivas para resolver, en el plazo fijado por la empresa. Cuando el número y tipo de no conformidades exceda cierto límite, se asignará un nivel D y no se concederá la certificación.

Tras la identificación de cualquier no conformidad durante la auditoría, la empresa deberá elaborar un Plan de acciones correctivas para resolver las no conformidades identificadas. Asimismo, antes de que pueda tomarse una decisión con respecto a la concesión de la certificación, la empresa deberá facilitar al organismo de certificación las evidencias que demuestren que se han implantado dichas acciones.

Las no conformidades detectadas en la auditoría anterior deberán verificarse durante la auditoría en con objeto de confirmar que se han adoptado acciones correctivas y que éstas están funcionando. Cualquier reiteración de las mismas no conformidades en la auditoría en curso será destacada con un asterisco (*), procediéndose a considerar la posibilidad de que las no conformidades sean consideradas como una conformidad Mayor.

NO CONFORMIDAD CRÍTICA O MAYOR RESPECTO A UNA CLÁUSULA DE TIPO "FUNDAMENTAL"

Cuando se haya identificado una no conformidad Crítica o Mayor con respecto a la declaración de intenciones de una cláusula "fundamental" durante una auditoría inicial, la empresa no obtendrá la certificación. Si se ha identificado una no conformidad crítica durante una auditoría posterior, la certificación se suspenderá de inmediato.

En ambos casos, esto se traducirá en la concesión de un nivel D, debiéndose realizar otra auditoría completa in situ para verificar que se han adoptado las acciones correctivas apropiadas y que existen pruebas concluyentes de su cumplimiento.

Cuando el organismo de certificación haya establecido una no conformidad Crítica o Mayor con respecto a la declaración de intenciones de una cláusula "fundamental", la empresa deberá informar inmediatamente a sus clientes de estas circunstancias. También informará a los clientes de las acciones correctivas que se llevarán a cabo para obtener a la certificación.

NO CONFORMIDADES MAYORES

No se expedirá ningún certificado hasta que no se haya demostrado que las no conformidades mayores han sido corregidas.

Por lo general se prevé que las no conformidades Mayores se corregirán en un plazo de 28 días desde el momento en que se lleva a cabo la auditoría, ya sea de manera permanente o provisional (a condición de que la solución sea aceptable para el organismo de certificación), y que el organismo de certificación pueda verificar que la acción correctiva se ha llevado a cabo.

Esto se puede conseguir, remitiendo evidencias objetivas al organismo de certificación —como, por ejemplo, procedimientos actualizados, registros, fotografías o facturas de los trabajos realizados, etc.— o mediante una visita al centro por parte del organismo de certificación.

Si el organismo de certificación no recibe un compromiso formal de implantación de las acciones correctivas en de los 28 días posteriores a la realización de la auditoría, o si no se cumplen los plazos propuestos en la hoja resumen de la no conformidad identificada y no existe ninguna razón que justifique dicho incumplimiento, la empresa quedará excluida del proceso de certificación, en cuyo caso será preciso realizar otra auditoría completa para que la empresa pueda obtener la certificación.

NO CONFORMIDADES MENORES

Sólo se concederá la certificación cuando se hayan resuelto las no conformidades y se haya facilitado al organismo de certificación las evidencias que confirmen que se han implantado las acciones correctivas oportunas (por ejemplo, fotografías, facturas de los trabajos realizados) en los 28 días posteriores a la realización de la auditoría. El organismo de certificación podrá realizar otras visitas al centro para verificar la implantación de las acciones correctivas. En los casos en que se aporten evidencias documentales, la verificación definitiva podrá posponerse hasta la siguiente auditoría.

Si en la siguiente auditoría no es posible confirmar la verificación, la no conformidad podrá elevarse a la categoría de no conformidad Mayor.

OTRAS ACCIONES

En el caso de las empresas certificadas, siempre que se considere oportuno, el organismo de certificación podrá, en cualquier momento, realizar auditorías adicionales o solicitar actividades para validar el mantenimiento de la certificación, Las visitas destinadas a realizar una auditoría total o parcial podrán ser de dos tipos: anunciadas o no anunciadas.

En los casos en que esté justificado, el organismo de certificación podrá suspender o retirar la certificación mientras se esperan los resultados de las revisiones realizadas. La decisión definitiva de suspender o retirar la certificación corresponde al organismo de certificación.

Si la empresa no tiene la intención de llevar a cabo las acciones correctivas correspondientes, o si éstas se consideran inadecuadas, se retirará la certificación.

En el caso de que el organismo de certificación retire o suspenda la certificación, la empresa deberá comunicarlo inmediatamente a sus clientes e informarles de todas las circunstancias relacionadas con dicha retirada o suspensión. Asimismo, también les proporcionará información sobre las acciones correctivas que se deberán tomar para poder obtener nuevamente a la certificación.