La comunicación en un Sistema de Gestión de la Inocuidad de los Alimentos debe tener lugar en dos entornos fundamentales:

a) Comunicación exterior a la organización

Con el fin de garantizar que la información en relación a la inocuidad de los alimentos esté disponible para los elementos de la cadena alimentaria, las organizaciones deben establecer unos mecanismos de comunicación eficaces en relación a:

• Proveedores y contratistas de servicios externos.
• Clientes incluyendo al propio consumidor final.
• Autoridades competentes autorizadas.
• Cualquier otro operador de la cadena alimentaria que pueda resultar afectada, desde el punto de vista de la inocuidad de los alimentos.

La comunicación externa se basa en pedir a los proveedores información en relación a los peligros que sus materiales o productos puedan aportar a la seguridad alimentaria de los procesos de cada una de las organizaciones (comunicación hacia abajo) y transmitir a los clientes los posibles peligros de los productos comercializados por las organizaciones.

La información a suministrar a partes interesadas externas de la cadena alimentaria:

1. Clientes y consumidores

La información sobre los productos con datos tales como las instrucciones de uso, fecha de caducidad, modo de conservación, etc. Es decir, todo aquello que contribuya a evitar un posible peligro para la salud del consumidor.

2. Los requerimientos por las autoridades competentes en el ejercicio de sus funciones

Procesos de comunicación

b) Comunicación interior a la organización

Las organizaciones alimentarias deben de establecer una comunicación con el personal sobre todos los aspectos que puedan afectar a la inocuidad de los alimentos. Significativamente es importante dentro de la comunicación interna el aseguramiento de que el equipo de inocuidad de los alimentos recibe toda la información necesaria para mantener la eficacia del sistema.

Con el fin de garantizar la eficacia y la actualización del sistema, se debe informar al equipo de la inocuidad de los alimentos de todos los cambios que puedan afectar a:

• Los productos que se elaboran en ese momento o la introducción de otros nuevos.
• Las materias primas o ingredientes y materiales auxiliares.
• Los servicios externos contratados.
• Los procesos y equipos.
• Las instalaciones, maquinaria y entorno de la organización.
• El Plan de Limpieza y Desinfección de la organización.
• Los sistemas de embalaje, almacenamiento y distribución.
• Los que afecten a la calificación y responsabilidades del personal.
• Los requisitos legales y reglamentarios.
• Los conocimientos relacionados con los posibles peligros y las medidas de control.
• Cualquier tipo de requisitos externos a la organización (de clientes, sectoriales, etc).
• Consultas formuladas por otras organizaciones o consumidores.
• Quejas sobre peligros asociados al producto.
• Cualquier otra condición que pueda afectar a la inocuidad del producto.

Es primordial en las organizaciones constituir un Grupo o Equipo de Inocuidad de los alimentos en donde se traten temas relacionados con la seguridad alimentaria (pe. incidencias, requisitos legales a cumplir, resultados de planes de limpieza, nuevos peligros para la seguridad alimentaria, nuevos equipos que pueden influir en la seguridad alimentaria, materias primas, trazabilidad, etc.). Es usual en esas reuniones documentar mediante un acta escrita de los temas tratados, responsables que asisten y acuerdos o acciones propuestas a implementar en la organización.