La evaluación de la certificación es un hecho planificado. Tiene lugar en un momento a convenir de mutuo acuerdo entre las dos organizaciones. La entidad de certificación facilitará por adelantado el plan que va a seguir. Las auditorías de seguimiento o de supervisión representan también hechos planificados, y usted y la entidad de certificación deberán convenir un calendario para el desarrollo de estos trabajos.

El proceso de auditoría in situ sigue también unas directrices muy claras y simples. Estas están recogidas en la norma ISO 19011. En pocas palabras, este proceso implica trabajar con arreglo a un plan. El auditor principal que intervenga en su certificación se encargará de facilitárselo por adelantado y señalará algunos requisitos para la zona de trabajo, para el acceso a usted y al personal, etc. Todo esto debe comentarse por adelantado y concordar con las prácticas operativas normales de una empresa. Los auditores de la inocuidad de los alimentos se preocupan, en particular, por el impacto que pueden tener sobre la inocuidad de sus productos. Desearán saber qué requisitos en materia de bioseguridad, si los hay, tendrán que seguir, tanto para integrarlos en sus planes como para prepararse debidamente.

La auditoría empezará con una breve reunión de apertura para revisar el plan de auditoría, las actividades y la logística de la visita, clarificar los canales de comunicación y ofrecerle la oportunidad de que haga preguntas. Podrían pedirle que ponga un guía o un observador para la auditoría. Los guías y observadores pueden acompañar al equipo de auditores pero no forman parte del mismo, y no podrán influir ni interferir en el desarrollo de la auditoría. Su papel es el de asistir al equipo de auditores, actuar como enlaces entre el equipo de auditores y la dirección, e intervenir a petición del jefe del equipo de auditores. Entre sus funciones cabe citar:

• Establecer contactos y calendarios para entrevistas.
• Organizar visitas a zonas específicas del emplazamiento o de la organización.
• Asegurar que los miembros del equipo de auditores están informados y respetan las normas relativas a los procedimientos en materia de seguridad, bioseguridad y protección en el emplazamiento.

Los guías pueden actuar asimismo en su nombre como testigos de la auditoría. A petición del auditor, los guías facilitarán aclaraciones o ayudarán a recoger informaciones correctas.

El proceso de auditoría implica dos tipos básicos de actividad: comprobar los registros y observar cómo funciona el sistema. Durante estos trabajos el/los auditor(es) podrán formular preguntas y tratarán de ver si su sistema funciona de acuerdo con el plan redactado por escrito.

El auditor no está en el emplazamiento como si fuera un inspector. Los auditores no están allí para echar zancadillas o embaucar con preguntas a sus empleados. Sin embargo, los auditores formularán con frecuencia preguntas muy abiertas en lugar de hacer preguntas que requieran un simple "sí" o "no" como respuesta. Este planteamiento les permitirá hasta qué punto conocen sus empleados el sistema y las medidas de control, así como determinar si se están ajustando a ellas o no.